社員の出産や育児をきっかけに、人事担当者として対応すべき手続きは多岐にわたります。「どの手続きが企業の対応範囲なのか」「いつ、何を、どこに提出するべきか」「社員にはどう案内すればいいか」——制度が複雑で、初めて担当される方は特に戸惑うことも多いのではないでしょうか。

この記事では、現役の社会保険労務士が、社員のライフイベントをサポートするために必要な知識として、産前産後から育児休業延長期間までの手続きを網羅的にまとめました。人事部門としての実務対応はもちろん、社員への案内にそのまま使える内容となっておりますので、社内の育児支援の強化にもお役立てください。

手続き早見表（従業員視点）

手続き時期提出先対象者
産前産後休業申出書（社内様式）産休前（就業規則参照）勤務先企業女性従業員
限度額適用認定申請書産休中（出産前）協会けんぽ/健保組合全員（特に帝王切開予定者）
傷病手当金支給申請書出産前勤務先企業→協会けんぽ/健保組合産休前に休職した女性従業員
出生届生後14日以内お住まいの市役所父親または母親
マイナンバーカード発行出生届と同時お住まいの市役所父親または母親
児童手当生後15日以内お住まいの市役所父親または母親
出生連絡票出産後速やかにお住まいの市役所父親または母親
医療費助成制度子の保険証発行後（市により異なる）お住まいの市役所父親または母親
出産届（社内様式）出産後（就業規則参照）勤務先企業全員
健康保険の扶養追加出産後（5日以内）勤務先企業→協会けんぽ/健保組合父親または母親（収入の多い方）
出産手当金支給申請書出産後勤務先企業→協会けんぽ/健保組合女性従業員
出産育児一時金請求書出産後勤務先企業→協会けんぽ/健保組合女性従業員または被扶養配偶者
高額療養費支給申請書出産後勤務先企業→協会けんぽ/健保組合全員（医療費が高額になった場合）
育児休業申出書（社内様式）育休前（就業規則参照）勤務先企業育休取得者全員
育児休業給付金育休開始後勤務先企業→ハローワーク育休取得者全員
出生時育児休業給付金産後パパ育休開始後勤務先企業→ハローワーク産後パパ育休を取得した男性従業員
出生後休業支援給付金育休開始後勤務先企業→ハローワーク夫婦両方が育休を取得した従業員等
1歳6ヶ月までの育児休業延長申出書①（社内様式）1歳になる2週間前まで勤務先企業育休延長予定者全員
保育所入所申込①1歳になるまで（自治体により異なる）お住まいの市役所育休取得者全員
2歳までの育児休業延長申出書②（社内様式）1歳6ヶ月になる2週間前まで勤務先企業育休延長予定者全員
保育所入所申込②1歳6ヶ月になるまで（自治体により異なる）お住まいの市役所育休延長予定者全員
目次

1. 出産前の手続き対応

従業員から妊娠・出産の申出を受けた場合、企業には育休制度の個別周知・意向確認が義務づけられています。まずは面談をセッティング、もしくは書面の交付などによって産休・育休後の手続きについて案内しましょう。
さらに、2025年10月からは、復帰後の仕事と育児の両立に関する個別の意向聴取・配慮が義務となります。こちらも合わせて、従業員へ説明資料を準備しておくと良いでしょう。

1-1. 産前産後休業願（社内様式）

  • 時期：産休前（就業規則参照）
  • 提出先：勤務先の人事部門
  • 対象者：女性従業員（妊娠した本人）

産後休業を取得するための申出書を従業員から受け取ります。特に法令上決まったフォーマットはありませんが、紙やWebなど履歴が残せる形式で保管しておくと良いでしょう。
従業員がすぐに調べられるよう、自社の就業規則やポータルサイトにルールを記載しておくことが大切です。

なお、産前休業は出産予定日の6週間前（双子以上の場合は14週間前）、産後休業は出産の翌日から8週間となります。この時点では予定日ベースで申出を受け付け、実際の出産日に合わせて産後休業期間を調整することを従業員に案内しましょう。

1-2. 限度額適用認定申請書

  • 時期：産休中（出産前）
  • 提出先：協会けんぽ/健保組合
  • 対象者：全員（特に帝王切開予定者）

医療費が高額になった場合に、窓口での自己負担額を限度額までに抑える「限度額適用認定証」の申請書です。
帝王切開予定の従業員には特に案内が必要ですが、緊急時に備えて全ての従業員に事前に申請しておくよう案内することをおすすめします。

申請には企業の証明は不要なので、従業員から協会けんぽや健保組合に直接行った方が早いですよと伝えておくと良いでしょう。

1-3. 傷病手当金支給申請書

  • 時期：出産前
  • 提出先：勤務先企業→協会けんぽ/健保組合
  • 対象者：産休前に休職した女性従業員

重症妊娠悪阻などにより、法定の産休開始前から無給で仕事を休む必要が生じた従業員が「傷病手当金」を受給するために必要な書類です。

医師の証明が必要なため、従業員には通院時に病院へ持参するよう案内してください。従業員から申請書を受け取ったら、事業主証明欄を記入の上、協会けんぽまたは健保組合に提出します。支給は休職終了から1～2ヶ月後となりますが、長期休職の場合は1ヶ月単位での申請も可能です。

2. 出産後に関する社内・社外手続き

無事に従業員が出産されたら、まずはメール等で一報くださいと事前に案内しておきましょう。その後、出産に関する必要書類については、産後の体調や育児状況を考慮し、少し落ち着いたタイミングで提出してもらうフローとすると、従業員にとっても安心感があります。
なお、出産に関する手続きは企業に提出するものだけでなく、市区町村への申請も膨大です。人事担当者としてその辺りの全体像もおさえておくことで、従業員への案内やサポートもスムーズになります。

2-1. 出生届／マイナンバーカード／児童手当／出生連絡票／医療費助成制度

  1. 出生届ー戸籍法で定められた国民の届出義務です。母子手帳・出生証明書を持参して、生後14日以内に市役所へ届出を行います。
  2. マイナンバーカードー出生届と合わせて顔写真無しのマイナンバーカードが申請可能です。マイナ保険証としても使用できます。
  3. 児童手当ー出生届と合わせて請求書が提出できます。夫婦のマイナンバーカードや口座・保険証のコピーなどが必要です。
  4. 出生連絡票ー乳児家庭全戸訪問などの対象者を把握するための書類で、保健所に提出します。Webで提出可能な自治体もあります。
  5. 医療費助成制度ー子の医療費の一部を助成する制度です。自治体によって内容や提出方法が異なりますので確認しましょう。

これらは原則として、従業員本人または配偶者が直接市区町村や企業に行う手続きですが、以下の点について人事部門として適切な案内を行うと親切です。

  • 児童手当や出生連絡票、医療費助成制度は市区町村ごとに申請方法・必要書類が異なります。
  • 居住地の市区町村ホームページを確認するよう案内しておくと良いでしょう。
  • 提出漏れや遅延がないよう、出産報告を受けたタイミングで一覧表を渡すなどの工夫も有効です。

2-2. 出産届（社内様式）

  • 時期：出産後
  • 提出先：勤務先企業
  • 対象者：全員

女性従業員本人、または男性従業員の配偶者が出産された場合には、社内への報告として「出産届」の提出を求める運用が一般的です。
企業によっては慶弔金規程により、出産お祝い金を支給するケースもあります。

法令上の義務ではありませんが、お祝い金の支給が無い企業でも、従業員の子の状況を把握しておくことで、育児支援や勤務上の配慮に繋げやすくなります。
特に、2025年10月からは、3歳未満の子を持つ従業員に対して、「柔軟な働き方を実現するための措置の個別の周知・意向確認」「仕事と育児の両立に関する個別の意向聴取・配慮」が義務化されるため、その基礎情報としても出産届の活用が推奨されます。

提出様式や運用方法については、就業規則などの社内規程に明記しておくとスムーズです。

2-3. 健康保険の扶養追加

  • 時期：出産後（5日以内）
  • 提出先：勤務先企業→協会けんぽ/健保組合
  • 対象者：男性従業員または女性従業員（収入の多い方）

従業員の子が健康保険に加入するために必要な手続きです。従業員から必要情報を受け取ったら、協会けんぽまたは健保組合に「被扶養者（異動）届」を提出します。
この時点でマイナンバーカードが発行できていない場合は、マイナ保険証が使用できないため、資格確認書の発行依頼を忘れないようにしてください。

この手続きは、医療機関受診や医療証交付に関わるため、速やかな対応が求められます。

2-4. 出産手当金支給申請書

  • 時期：出産後
  • 提出先：勤務先企業→協会けんぽ/健保組合
  • 対象者：女性従業員

産前産後休業期間中の所得補償として、健康保険から支給される手当金の申請書です。
医師・助産師の証明が必要なため、出産前に従業員に書類を渡しておくことをおすすめします。

なお、支給決定は産後休業期間が過ぎた後になるため、従業員へ支給されるのは出産から2～4ヶ月程度かかる旨もあわせて案内しましょう。

2-5. 出産育児一時金請求書

  • 時期：出産後
  • 提出先：勤務先企業→協会けんぽ/健保組合
  • 対象者：女性従業員または男性従業員の被扶養配偶者

健康保険から支給される50万円の一時金の請求書です。
分娩施設に直接支払制度がある場合は病院窓口にて相殺されますが、直接支払制度が無い場合や利用を希望しない場合、後から請求が必要です。

出産手当金同様に医師・助産師の証明が必要なため、出産前に従業員に分娩施設の状況を確認し、必要な場合は書類を渡しておくことをおすすめします。

2-6. 高額療養費支給申請書

  • 時期：出産後
  • 提出先：勤務先企業→協会けんぽ/健保組合
  • 対象者：全員（医療費が高額になった場合）

急きょ帝王切開での出産となり、事前に「1-2. 限度額適用認定証」を申請していなかった場合などに、後から申請して医療費の一部払い戻しを受けるための手続きです。
従業員から相談を受けたら高額療養費制度について説明をしましょう。申請書を受け取ったら、協会けんぽまたは健保組合に提出します。

3. 育児休業の取得・延長に関する対応

産前産後休業の終了後、引き続き育児休業を取得する従業員に対しては、育休取得に関する必要書類の提出を依頼しましょう。出産後には育児休業の開始日が確定しているため、「2. 出産関係書類」とあわせて提出してもらうよう事前に案内しておくと、手続きがスムーズです。
また、近年の法改正により「出生時育児休業給付金（いわゆる産後パパ休業）」「出生後休業支援給付金」など、給付金の種類や要件が多様化しており、育児休業延長時の審査要件も厳格化されました。こうした制度の変更点や必要な情報について、従業員へ事前にしっかりと伝えることがトラブルを防ぐコツです。

3-1. 育児休業申出書（社内様式）

  • 時期：育休前（就業規則参照）
  • 提出先：勤務先企業
  • 対象者：育休取得者全員

育児休業を取得するための申出書を従業員から受け取ります。運用上は、出産届とあわせて提出を依頼しておくと良いでしょう。
申出書には、産後パパ育休を取得する、配偶者も育児休業を取得するかといった項目を盛り込んでおくと、今後の手続きに備えて情報を整理しやすくなります。

特に法令上決まったフォーマットはありませんが、厚生労働省サイトにて社内様式例が公開されていますので、未整備の場合はそちらを活用するとよいでしょう。

育児休業の原則期間は、「出産翌日から57日目以降〜1歳の誕生日の前日まで」となっています。
保育所に入所できないなどの事情がある場合は、1歳6ヶ月または2歳までの延長も可能です。
延長に関する手続きについては、「3-5. 育児休業延長申出書」「3-6. 保育所申込」をご確認ください。

3-2. 育児休業給付金の申請

  • 時期：育休開始後
  • 提出先：勤務先企業→ハローワーク
  • 対象者：育休取得者全員

育休期間中の所得補償として、雇用保険から支給される給付金の申請です。手続きは企業からハローワークへ、2ヶ月単位で行います。
初回は以下の添付書類が必要となるため、「3-1. 育児休業申出書」と合わせて提出してもらうよう、従業員へ依頼しておきましょう。

  • 母子手帳コピー（本人・子の名前がすべて表示されているページ）
  • 振込先銀行口座コピー（銀行名・支店名・口座名義・番号が載っているページ）
  • 申請等に関する同意書（育児休業給付用）※電子申請で対応する場合
    （電子申請で対応しない場合、申請の都度、支給申請書に署名・押印を依頼する必要があります。）

なお、初回は審査に時間がかかるため、従業員へ支給されるのは育休開始から2～4ヶ月程度かかる旨も事前に案内しておきましょう。

3-3. 出生時育児休業給付金の申請

  • 時期：産後パパ育休開始後
  • 提出先：勤務先企業→ハローワーク
  • 対象者：産後パパ育休を取得した男性従業員

男性従業員が出生時育児休業（産後パパ育休）を取得した場合の所得補償として、雇用保険から支給される給付金の申請です。
出生時育児休業期間は、「子の出生後出生後8週間以内のうち、最大4週間（28日間）※2回まで分割可能」となります。
申請の際は、以下の添付書類が必要となるため、「3-1. 育児休業申出書」と合わせて提出してもらうよう、従業員へ依頼しておきましょう。

  • 母子手帳コピー（本人・子の名前がすべて表示されているページ）
  • 振込先銀行口座コピー（銀行名・支店名・口座名義・番号が載っているページ）
  • 申請等に関する同意書（出生時育児休業給付用）※電子申請で対応する場合
    （電子申請で対応しない場合、支給申請書に署名・押印を依頼する必要があります。）

なお、手続きは出生時育児休業終了後に行うため、従業員へ支給されるまでは2～4ヶ月程度かかる旨も事前に案内しておきましょう。

3-4. 出生後休業支援給付金の申請

  • 時期：育休開始後
  • 提出先：勤務先企業→ハローワーク
  • 対象者：夫婦両方が育休を取得した従業員等

2025年4月に新設される給付金です。夫婦両方が育休を14日以上取得した場合等に通常の育児休業給付金に加えて、28日間支給されます。
申請は「3-2. 育児休業給付金」「3-3. 出生時育児休業給付金」と合わせて行うケースが多くなる見込みです。
手続きにあたっては「配偶者の雇用保険被保険者番号」などが必要になるため、「3-1. 育児休業申出書」の中で記載欄を設けておくと良いでしょう。

出生後休業支援給付金についての詳細は、こちらの記事を参考にしてください。

3-5. 育児休業延長申出書（1歳6ヶ月まで&2歳まで）（社内様式）

  • 時期：1歳になる2週間前まで／1歳6ヶ月になる2週間前まで
  • 提出先：勤務先企業
  • 対象者：育休延長予定者全員

保育所に入所できない等の事情により、育児休業を延長する場合に提出してもらう社内申出書です。以下のタイミングでそれぞれ従業員へ提出を依頼しましょう。

  1. 1歳6ヶ月まで延長する場合：子が1歳になる2週間前まで
  2. 2歳まで延長する場合：子が1歳6ヶ月になる2週間前まで

延長手続きにあたっては、「3-6. 保育所入所申し込み」で記載の書類が3点必要です
育児休業延長申出書と合わせて提出が必要である旨を、従業員へ事前に案内しておくとスムーズです。

なお、延長期間中に4月を挟むケースでは、そのタイミングでの復帰を検討する場合もありますが、慣らし保育などの都合により、正式な復帰日は直前まで確定しません。
そのため、延長申出書は最大期間（①は1歳6ヶ月の前日まで、②は2歳の前日まで）で受け付けた上で、復帰日は後日調整するという運用がおすすめです。

3-6. 保育所入所申込（1歳6ヶ月まで&2歳まで）

  • 時期：1歳になるまで／1歳6ヶ月になるまで（※申込締切時期は自治体により異なります）
  • 提出先：お住まいの市役所
  • 対象者：育休取得者全員

育児休業の延長にあたって根拠となる、「保育所に入所できない」ことの証明を取得するための手続きです。
従業員には、入所希望日を「子の1歳の誕生日」または「子の1歳6ヶ月の誕生日」として、市区町村に保育所利用の申込を行ってもらう必要があります。
申込受付の時期や手続方法は自治体により異なるため、居住地の自治体窓口やホームページで早めに確認するよう、従業員へは案内しておきましょう。

育児休業給付金の延長申請には、以下3点の添付書類が必要です。「3-1. 育児休業延長申出書」と合わせて提出してもらいましょう。

※「申込書コピー」は申請時に従業員自身があらかじめ控えを取っておく必要があります。忘れずにコピーを取るよう徹底して案内してください。

2025年4月より育児休業延長審査が厳格化され、これら3店の書類が揃わない場合、例外なく延長が認められず、給付金の支給対象にもなりません。
そのため、これから産休に入る従業員には、あらかじめ制度内容と提出時期を厳格に周知しておくことが重要です。
制度改正の背景や詳細については、こちらの記事も合わせて参考にしてください。

4. その他、産休・育休中の従業員に案内しておきたい事項

産休・育休中は、給与の支給がないため普段と異なる取り扱いになる制度や手続きがあります。
以下の点についても、必要に応じて事前に従業員へ案内しておくと、安心して休業に入っていただけます。

  • 住民税：
    給与が出ない期間は「普通徴収（本人納付）」に切り替える場合は、支払い方法を案内しましょう。
  • 所得税：
    社会保険料が免除になる旨は案内が必須ですが、合わせて、給付金には所得税がかからない旨を伝えましょう。
  • 年末調整：
    産育休中の年末調整の対応方法について伝えましょう。必要に応じて確定申告の可能性も案内しておきましょう。
  • 医療費控除：
    妊婦健診や出産費用は医療費控除の対象となるため、領収書の保管と確定申告について知らせると喜ばれるでしょう。
  • 休暇関連：
    産育休中も年次有給休暇は通常通り付与されること、企業独自の休暇の取り扱いも合わせて伝えましょう。
  • 評価・賞与：
    産育休中の人事評価や賞与の支給について、社内ルールに基づいて事前に共有しておきましょう。
  • 昇格試験：
    産育休中も昇格試験等の機会がある企業は、対象となる従業員にその旨を伝えておきましょう。
  • 健康診断：
    希望者は産育休中でも定期健康診断を受信できる企業は、その旨を案内しておきましょう。
  • 復職準備：
    産育休中の社内情報の共有方法や、復職前の手続き・スケジュールを事前に説明しておきましょう。
  • 育児時短就業給付金：
    短時間勤務を選択した場合に受給できる可能性があるため、概要を案内しましょう。
    育児時短就業給付金についての詳細は、こちらの記事を参考にしてください。

産休・育休制度を整える、現場で活きる運用をサポートします

出産・育児関連の手続きは、企業と従業員の両者で協力して進めることが大切です。特に初めて出産を迎える従業員は「何を、いつ、どこに提出するのか」がわからず、不安になりやすいものです。人事担当者として、制度の説明だけでなく”サポートする姿勢”を示すことが、従業員の安心感や企業への信頼につながります。

こうした制度は、整備して終わりではなく、現場で円滑に運用されてこそ意味があります。従業員が安心して利用できる環境を整えることが重要です。企業として制度を正しく運用し、従業員のライフイベントをサポートすることで、定着率や企業イメージも向上するでしょう。

うちやま社会保険労務士事務所では、企業の実態に寄り添いながら、法令遵守と実効性のある制度構築のサポートを提供しています。育児関連制度の運用支援はもちろん、就業規則の整備や、育休中・復帰後の働き方、社内向け制度の企画・導入にいたるまで、幅広く対応可能です。

制度改正への対応や従業員の対応でお困りの際は、ぜひお気軽にご相談ください。貴社にとって最適なサポートをご提案いたします。

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